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Fax versenden

Wie man vom PC aus ein Fax verschickt

Um eine Faxmitteilung versenden zu können, benötigen Sie den Fax-Mapi-Printer. Durch diesen Druckertreiber erzeugt man aus einer beliebigen Windows-Anwendung eine Datei im tif-Format, einem Grafikformat, welches durch den Fax-Server verarbeitet werden kann. Diese Datei wird als Anlage zu einer Mail an den Fax-Server gesendet.
Die Installationanleitung für den Fax-Mapi-Printer können Sie unter Fax-Mapi-Drucker nachlesen.
Nach der Installation auf Ihrem System und dem erforderlichen Neustart, erscheint in der Drucker-Systemsteuerung ein neuer Druckertreiber, den Sie nun aus Ihrer Anwendung benutzen können.

Wenn Sie in einer beliebigen Windows-Anwendung ein Dokument erstellt haben, drucken Sie dieses nun auf den “Fax-Mapi-Printer” aus. Er konvertiert Ihr Dokument in ein für den Faxserver lesbares Format. (Tif-Dokument, ein Grafikformat).

Nach erfolgter Konvertierung öffnet er Ihren Mail-Client zum Versenden des Faxes. Sie sehen, dass der Fax-Mapi-Printer ein Fenster mit “Neue Nachricht verfassen”, geöffnet hat.

Diese Nachricht enthält das zu sendende Faxdokument als Attachment. Als Empfängeradresse geben Sie nun die Faxnummer des Empfängers ein. Die genaue Syntax können Sie weiter unten auf dieser Seite nachlesen. Der Text in der e-Mail, der sogenannte Mailbody, wie zum Beispiel eine vorhandene Signatur und/oder eine Betreff-Zeile, werden als erste Seite Ihrer Faxmitteilung mit übertragen. Es empfiehlt sich daher hier die Kontaktdaten für Sender und Empfänger einzutragen, wenn Sie nicht schon ein Deckblatt in Ihrer Anwendung generiert haben. Bitte beachten Sie dabei dass 'Visitenkarten' wie sie zum Beispiel in Outlook Express verwendet, ebenfalls als Attachment zur Mail versendet werden. Diese können jedoch nicht vom Faxserver interpretiert werden und Sie erhalten eine Fehlermeldung.

Für das Versenden eines Faxes ist es unbedingt erforderlich, dass Sie einen gültigen Fax-Account im LDAP besitzen. Der Fax-Server überprüft durch Anfrage am LDAP-Server vor jedem Versenden ob der Benutzer berechtigt ist das Fax-Gateway zu nutzen. Diese Überprüfung erfordert, dass Sie in Ihrem Mail-Client die richtige Absenderadresse eingetragen haben.

Die Syntax der Absenderadresse muss dem Eintrag der ersten Mailadresse in Ihrem LDAP-Account entsprechen, da sonst ein Faxversand nicht möglich ist.

Um dem Nutzer die Möglichkeit zu geben den Status seines Faxes zu erfragen werden von dem Fax-Gateway verschiedene Reports generiert, die dem Nutzer per Mail zugestellt werden. In dem folgenden Bild sehen Sie die “Live-Report”-Mail. Darin wird Ihnen eine URL, also eine Webadresse, in Form eines Links zur Verfügung gestellt, durch die Sie an aktuellen Informationen zu Ihrem Fax gelangen.

In den folgenden Bildern sehen Sie nun die Angaben die Sie auf dieser Webseite erhalten. Solange das Fax durch das Faxsystem bearbeitet wird, finden Sie hier Informationen zum Status der Übertragung. Die Seite aktualisiert sich im 10-Sekunden-Takt. Sie können sie aber auch durch den Button “Neu laden” bzw. unter Internet-Explorer mit “Aktualisieren” auf den aktuellen Stand bringen.

Die Parameter unter 'headline', also der Kopfzeile, stehen für Datum und Uhrzeit sowie die Seitenzahl. Der hier verwendete Standort entspricht Ihrem im LDAP eingetragenen Standort.

Wenn das Fax schliesslich übertragen wurde, erhalten Sie die folgende Seite. Der Link ist dann nicht mehr gültig.

Als letztes erhalten Sie vom zentralen Faxsystem eine Meldung ob Ihr Fax ausgeliefert worden ist oder ob eventuell Fehler aufgetreten sind. Dies entspricht dem sogenannten “Sendeprotokoll”.

Damit ist das Versenden einer Faxmitteilung abgeschlossen.

Bitte bedenken Sie immer, dass diese Protokolle Ihrer Information dienen. Faxmitteilungen werden nicht auf dem Faxserversystem gespeichert. Dies gilt ebenso für die Sende- und Empfangsprotokolle. Sollten Sie also unter Umständen einen Nachweis über ein versendetes Fax benötigen, sollten Sie diese Protokolle aufbewahren.